در تمام شرکتها و سازمانها، همیشه نیازمند به خرید ملزومات اداری و پرداخت هزینههایی است که بایستی در سریعترین زمان و به صورت علیالحساب پرداخت شود. برای این امر در شرکتها حسابی به نام حساب تنخواه گردان تشکیل میشود و شخصی مسئولیت تنخواه گردان را به عهده می گیرد که به وی تنخواه دار میگویند. ثبت حسابها در واحد حسابداری پروسهای زمان بر است که نیازمند صرف زمان و ثبت صحیح حسابها است. به همین منظور حساب تنخواه گردان جهت جلوگیری از ازدیاد کارهای اداری، حسابداری و تسریع امور ایجاد میشود.
تعریف تنخواه گردان
ماهیت تنخواهگردان به این صورت است که مبلغی از پیش تعیین شده و به صورت ثابت برای حساب تنخواه در نظر گرفته میشود که معمولا به صورت نقد یا در بانک موجود است. اختیار حساب و وجوه نقد در دست شخص تنخواه گردان است. برای زمانی که خریدهای شرکت و هزینهها از محل حساب تنخواه پرداخت میشود، مسئول تنخواهگردان با ارائه صورت خلاصه هزینهها به واحد حسابداری و مالی، حساب تنخواه گردان مجددا شارژ می شود.
دستورالعمل تنخواه گردان
تنخواه برای پرداختهای ضروری و جزئی شرکت از قبیل هزینه قبوض، ملزومات اداری، خریدهای جزئی شرکت، هزینههای پذیرایی برای مهمانان، هزینه پارکینگ، هزینه حملونقل کارکنان، تعمیرات جزئی و مسائلی از این قبیل است. البته تمام این ضروریات در قالب چارچوبی از جانب واحد مالی یا مدیریت مشخص میشود. مبلغی به صورت ماهانه یا هفتگی برای این مخارج محاسبه و به حساب تنخواه واریز میگردد. البته باید در نظر داشت بعضی از هزینهها و خریدهای کلی شرکتها نیز برای تسریع امور از تنخواه گردان استفاده میشود.
هدف از ایجاد تنخواه گردان در سازمانها
از اهداف اصلی از ایجاد تنخواه گردان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- سهولت و تسریع در پرداخت هزینهها
- کاهش هزینهها و عملیات اداری و بانکی
- عدم تداخل حسابهای جزئی و حسابهای کلی
- مشخص بودن هزینههای جاری یک شرکت
- کنترل وجوه نقد شرکت
روشهای شارژ حساب تنخواهگردان
حساب تنخواهگردان به دو روش زیر شارژ میشود:
شارژ حساب تنخواه گردان با مبلغ ثابت
میزان تنخواه گردان از جانب رئیس دایره مالی یا مدیریت سازمان به صورت یک مبلغ حداکثری در نظر گرفته میشود. وجه مورد نظر به صورت سالیانه، ماهانه یا هر دوره زمانی که مدنظر است به حساب تنخواه شرکت واریز میگردد.
پس از پایان دوره مالی مشخص شده با ارائه مدارک مربوطه و صورت حساب هزینهها، تنخواه گردان مجدد شارژ میشود. در این روش موجودی تنخواه گردان به صورت ثابت باقی میماند؛ مگر اینکه نیاز به تجدید نظر در بررسی هزینهها باشد.
انواع تنخواه دار
پیش از این اشاره کردیم که تنخواهدار شخصی است که مسئولیت حساب تنخواهگردان را بر عهده دارد و بنا به نیاز شرکتها، کار را انجام میدهد:
1) تنخواه داری که خود مسئول خرید شرکت و پرداخت هزینهها است و به نوعی مامور خرید یا کارپرداز شرکت محسوب میشود.
2) تنخواهداری که تنها مسئول پرداخت هزینهها در شرکت است. وی باید به ماهیت پرداختها و هزینهها آگاهی و اشراف داشته باشد. ممکن است این شخص در واحد حسابداری باشد یا به عنوان تنخواه گردان منصوب شود.
به چه صورت یک تنخواه گردان ایجاد میشود؟
- از طریق برآورد هزینههای جاری روزمره شرکت
- از طریق برآورد تنخواهگردان در دورههای قبل
- از طریق برآورد مدت زمان پرداخت هزینهها از حساب تنخواه گردان
حساب تنخواه گردان جهت هزینههای روزمره شرکت ایجاد میشود. مدیریت باید دوره زمانی را برای حساب تنخواه گردان در نظر بگیرد؛ سالانه، ماهانه، هفتگی و… .
همچنین میبایست مشخص شود در طی چه مدت زمانی حساب مجددا شارژ شود. باید چارچوب هزینههایی برای حساب تنخواه گردان نیز مشخص گردد که این مبلغ برای چه اموری قرار است هزینه شود و تا چه سقفی مجاز به هزینه است.
معمولا به 2 صورت برای هزینه های تنخواه گردان پرداخت میشود:
- به صورت مشخص شده در آیین نامه تنخواه گردانی، که تنخواه دار تنها در این حد مجاز به پرداخت وجه است.
- هزینه انجام شده بیشتر از سقف مشخص شده است که نیازمند تاییدیه از مدیر مالی یا مدیریت می باشد.
